Choć temat ustalania priorytetów został już ograny na niezliczonej ilości szkoleń i warsztatów, to obserwuję te same powtarzające się trudności.
Poniżej rozbieram je na kawałki. Oprócz samego rozróżnienia pojęć, wartościowe dla Ciebie będą wnioski, które z nich wypływają. Do rzeczy.
Czym jest CEL?
Zacytuję samego siebie - Jak rozmawiać z klientem, który nie wie, czego chce? str. 55.
Pewnego razu moja żona, poprosiła mnie o naprawienie klamki w drzwiach do sypialni. Z klamką był ten problem, że skrzypiała, w związku z czym nasza córka przebudzała się, gdy tylko ktoś z nas otworzył drzwi do sypialni.
Rozmontowałem więc klamkę, a następnie pokryłem każde podejrzane miejsce mechanizmu klamki warstwą smaru. (…). Postanowiłem również sformułować jednoznaczne kryteria akceptacji.
-Słuchaj – zwróciłem się do żony – Ile razy musisz nacisnąć klamkę i ona nie zaskrzypi, aby przekonać się, że jest całkowicie naprawiona?
Moja żona popatrzyła na mnie zdziwiona, a po chwili odpowiedziała:
-Klamka będzie naprawiona, gdy dzieci nie będą się budzić, gdy będę od nich wychodziła.
Cel to oczekiwany SKUTEK w biznesie. Nie chodzi o smarowanie zamka, ani o naciskanie klamki. Nie chodzi nawet o skrzypienie drzwi. Chodzi o to, żeby "dzieci nie będą budziły się, gdy będę do nich wchodziła". Skutek w biznesie.
Skąd się biorą cele?
Być może Cię zaskoczę, ale cele nie biorą się z głowy prezesa. Cele, czyli skutki w biznesie, które chcemy mieć biorą się z potrzeb biznesowych - z rynku.
Precyzyjną metodą definiowania potrzeb biznesowych znajdziesz w artykule Czym jest potrzeba biznesowa?
Czym są PRIORYTETY?
Są funkcją celu. Priorytet mówi o jednej lub trzech z poniższych rzeczy (słowo lub jest tu istotne):
- jaką ilość naszego przerobu (np. prędkości) przeznaczamy na działania oznaczone danym priorytetem
- jaką ilość naszych zasobów fizycznych (np. pieniędzy) przeznaczamy na działania oznaczone danym priorytetem
- jakie miejsce w kolejce prac otrzyma działanie oznaczone danym priorytetem
Można zatem powiedzieć, że: cele dotyczą skutków w biznesie, priorytety dotyczą zadań, których wykonanie prowadzi nas do celów. (to delikatne uproszczenie, ale obrazowe i chyba nieszkodliwe:).
Problem z liczbą "3"
Polega na tym, że gdy prosisz odpowiednie osoby o 3 kluczowe priorytety, to na spotkanie przynoszą ich 5 albo 9, a czasem jeszcze więcej. Z nieznanych mi powodów jest to zazwyczaj liczba nieparzysta.
Trudno wyjaśnić, w jaki sposób liczbę "3" można rozumieć inaczej niż po prostu "3". Być może większe liczby lepiej wyglądają na slajdach. No, bo jak to? - taki poważny team i tylko "3". Co wy cieniasy jesteście i nie zrobicie "9" albo "13"!? No jasne $#*&@#*, że zrobimy! Jesteśmy zwycięzcami!
Spotkasz się z opisaną sytuacją, to pewne. Wtedy cierpliwie i ze spokojem tłumacz prawidła rządzące zbiorem liczb naturalnych. Wyjaśnij, że nad tym zbiorem zdefiniowana jest relacja liniowego porządku, a nie wyłącznie częściowego. Trzeba te sprawy na początku dokładnie wyjaśnić.
Problem z liczbą "1"
Gdy już wszyscy są całkowicie świadomi, że "1" oznacza sprawę najważniejszą, a po niej jest "2" i zaraz za nią "3", przyniosą na spotkanie dziewięć "jedynek". Dziewięć spraw o priorytecie "1".
I z taką sytuacją - zapewniam - się spotkasz. Doceń wtedy postęp grupy. To ważne, aby zauważać i świętować quick wins.
Również wtedy wyjaśnij, że dla porządku prac i ogólnej satysfakcji z osiągnięć, istotne jest, aby dla jednego celu priorytet "1" był tylko jeden.
Dość dobrze się wtedy sprawdzają pytania o ustalenie priorytetów, które znajdziesz w "Jak rozmawiać z klientem, który nie wie, czego chce" na str. 209.
Ogarniesz ten temat i jesteś prawie "w domu".
Problem 3. z harmonogramem
W tym momencie powinieneś już mieć na ścianie priorytety w następującej postaci:
- coś do zrobienia
- inne coś do zrobienia
- jeszcze inne coś do zrobienia
I to jest mega osiąg! Ale UWAGA! Jeśli przeoczysz pewien drobny niuans - już po Tobie. Wyjaśniam w czym rzecz.
Osoby, które przynoszą priorytety (bo zakładam, że spotykasz się z dawcami priorytetów i decydentami, a nie z kimś, kto tylko miał ci priorytety do przekazania) ZAWSZE rozumieją priorytety następująco:
- najpierw zostanie zrobiona rzecz o priorytecie (1)
- potem zostanie zrobiona rzecz o priorytecie (2)
- dalej zostanie zrobiona rzecz o priorytecie (3)
- ale, co do zasady wszystko zostanie zrobione
Tak jest! kluczowi interesariusze, którzy w wielkich bólach uzgodnili listę priorytetów, myślą o niej jak o harmonogramie prac.
Twoje najważniejsze zadanie w tym temacie polega na tym, aby wyjaśnić grupie, że priorytety to nie harmonogram. Że należy je rozumieć następująco:
- prawie na pewno zrobimy priorytet (1)
- możliwe, że zrobimy priorytet (2)
- istnieje pewna szansa, że zrobimy priorytet (3)
Dopilnuj, aby wszyscy zaangażowani w przedsięwzięcie mieli w głowach to istotne rozróżnienie, a unikniesz wielu trudnych i burzliwych spotkań, stresu kłótni i dopychania kolanem.
