Kanban na lodówce

Nie wiem jak Ty, ale ja po powiększeniu się rodziny zacząłem znacząco obsuwać się z zadaniami domowymi. Mało powiedziane obsuwać się, nie wyrabiałem się, moje listy zadań były przepełnione, http://todoist.com co chwila straszył przypomnieniami. Jak wiadomo, zaległości robią większe zaległości. Im bardziej odraczasz zadanie, tym bardziej zaczynasz się go obawiać. Im bardziej się obawiasz, tym łatwiej odsuwasz, etc. Taki był stan wyjściowy

Etap 1: Co się właściwie dzieje?

A więc powziąłem mocne postanowienie, aby coś z tym zrobić. Wtedy jeszcze nie bardzo wiedziałem co, ale pomyślałem, że jak zrobię "coś", to zobaczę przynajmniej, czy to pomogło, czy nie. Wtedy będę miał już o jedno "coś" mniej do przetestowania.

Aby zebrać więcej informacji, zagadnąłem koleżankę, która ma już kilkuletnie doświadczenie w wychowywaniu dwójki pociech. Udzieliła mi następujących wskazówek:

• Brak czasu nie wynika z tego czy masz dzieci czy nie. Brak czasu wynika z ilości rzeczy, których nie przewidzisz. Przewiduj więc precyzyjniej.
• Nie dopychaj sobie zadań domowych do oporu. Lepiej zaplanuj jedno i skończ, zamiast rozgrzebać siedem i wkurzać się, że nic nie zrobiłeś.
• Trzymaj rzeczy zawsze w tym samym miejscu. Na przykład: gdy w nocy musisz zrobić szybką akcję przewijania i zaczniesz szukać pieluszek po całym mieszkaniu, to narobisz hałasu, rozbudzisz dziecko i masz noc z głowy. A więc trzymaj rzeczy zawsze w tym samym miejscu. Po zrobieniu 3 kroków z zamkniętymi oczami, musisz mieć w ręku cały potrzebny osprzęt.
• Czasem rzeczywiście nie dasz rady nic zrobić. Przyjmij to ze spokojem.

Wyciągnąłem z tego następujące zasady postępowania: planuj, limituj WIP, usprawniaj flow, bądź dla siebie wyrozumiały. Moje myśli automatycznie powędrowały w stronę Kanbana.

Wpadłem jak burza do domu z wielką wizją wytapetowania ścian w kuchni i zwizualizowania procesu pracy. Udało mi się wynegocjować miejsce na lodówce. Dobre i tyle, pomyślałem. Pierwsza tablica miała trzy kolumny TODO, W TOKU, ZROBIONE.

Zacząłem działać.

Pierwsze efekty

Rzeczywiście zmiana była diametralna. Nie mogłem przejść obojętnie wobec karteczek wiszących w W TOKU. No po prostu nie mogłem. Ponieważ lodówkę oglądam codziennie, to nie musiałem zapisywać daty rozpoczęcia i celowo monitorować postępów. Zwyczajnie widziałem, gdy zadania utykają i czułem, że to już "za długo".

Co więcej okazało się, że poprzez wcześniejsze odkładanie, niektóre zadania wydawały się "straszniejsze" niż w rzeczywistości były. Na przykład narodziny córki zastały mnie akurat w chwili, gdy porządkowałem dokumenty i układałem je tematycznie w segregatory. Przez ponad pięć miesięcy "nie miałem" czasu, aby to dokończyć. Ta sprawa wciąż zaprzątała mi głowę i szacowałem, że doprowadzenie dokumentów do porządku zajmie co najmniej jeden weekend. Gdy nadeszła pora dla tej karteczki, okazało się, że...dokumenty są już uporządkowane, tylko ja o tym zapomniałem. Serio! Przerywając pracę nad nimi, nie zamknąłem tego zadania w swojej głowie, a więc nie dawało mi to spokoju. Gdy już się do niego zabrałem, po 10 minutach pełen dumy przepiąłem karteczkę do ZROBIONE.

Zacząłem odkopywać się z zaległości i w ciągu niecałych dwóch miesięcy wyszedłem na prostą.

Etap 2: Gdzie jest business value?

Któregoś wieczoru, okazało się, że wcale nie jest tak dobrze jak myślałem. Moja żona powiedziała mi, że widzi, że wykonuję swoje zadania, że się staram, ale z jej perspektywy nic się nie zmieniło.
- Hmmm jak to nic - zapytałem.
- No nic. Wciąż niedosypiam, jestem zmęczona, a po za tym - pokazała listę swoich zadań GoogleTask - Nie mam na nic czasu. Ty robisz swoje, ale naszej sytuacji to, w ogóle nie zmienia.

Znów mnie oświeciło: "naszej sytuacji". Jak mogłem na to nie wpaść? Przecież rodzina to właściwie najbardziej naturalny zespół pod Słońcem. Co z tego, że jeden członek zespołu performeruje, skoro inni są przytkani. Stało się jasne, że trzeba zrobić użytek z modelu pull. Wręczyłem więc żonie, stos pomarańczowych karteczek i poprosiłem o dorzucenie zadań na tablicę. Wtedy to z nas, które jest akurat wolne, będzie mogło zająć się wiszącym zadaniem. Powstała udoskonalona wersja tablicy uwzględniająca cały zespół, a nie tylko mnie.

Zacząłem się potem zastanawiać, skąd właściwie będę wiedział, że jest ok. Jak poznać, że wykonujemy te "dobre" zadania, a więc czym jest business value? Ponieważ nie bardzo wiedziałem jak to zdefiniować, a nie chciałem tworzyć sztucznych tworów, postanowiłem zacząć od problemów, które wypłynęły w trakcie rozmowy z żoną. Zdecydowałem, że business value będę mierzył za pomocą dwóch pytań:

• Czy mam czas dla siebie?
• Czy czuję się zmęczony/a?

Ponieważ mój zespół niezbyt czuje ciąg Fibbonaciego czy kolejne potęgi dwójki, jako punktacji użyłem smile index jak na rysunku.

To był strzał w dziesiątkę. Zarówno ja jak i moja żona, bardzo intuicyjnie możemy mierzyć business value w naszym zespole. Działa to tak, że co jakiś czas, przechodząc przez kuchnię, zaznaczamy poziom na jakim aktualnie jesteśmy. Jak widać z rysunku jest postęp:).

Wspomniane pytania służą również do zastanawiania się nad tym, czy dane zadanie warto teraz robić. Czy jeśli je wykonamy, to okaże się, że mamy więcej czasu i czujemy się mniej zmęczeni.

Etap 3: Pojawia się value stream

Zaczęło się od tego, że mocno rozjechały się nam wydatki. Zwyczajnie przeholowaliśmy i zorientowaliśmy się, że nie był to jedyny miesiąc, w którym przeholowaliśmy:) Używałem http://kontomierz.pl i mimo wszystko temat umknął. Zastanawiałem się, jak to możliwe, że nie dopilnowałem sprawy wydatków. Przypomniałem sobie, że często się zdarzało, że paragony dłuuugo czekały na wpisanie, miesiąc się kończył, a ja dopiero potem pośpiesznie nadrabiałem zaległości.

Doszedłem do wniosku, że aspekt finansów również warto wziąć pod kontrolę. Pojawił się pomysł dodatkowego swimline o nazwie FINANSE. Teraz moja żona, już w jakiś sposób zaangażowana w tę zespołową grę, dość szybko zgodziła się na przeniesienie tablicy z lodówki na ścianę.

A więc formalnie pojawił się BACKLOG, itemy z backloga regularnie są ewaluowane i przerzucane do WARTO ZROBIĆ, natomiast kolumna W TOKU podzieliła się na trzy: NA TERAZ, NA DZIŚ, CZEKA. Doszedł również wspomniany swimline: FINANSE

Nowa tablica dała więcej przejrzystości, szersze spojrzenie i...nową jakość. Dość szybko zauważyłem, że pewne zadania wyróżniają się znacząco na tle innych, że są jakby większe, ich wykonanie nie wiąże się z poważniejszymi skutkami. Weźmy na przykład takie zadania:

• Napraw listwę przy wannie
• Wpisz wydatki
• Kup bilety na wyjazd do szwagra

oraz takie:

• Zorganizuj wakacje
• Znajdź nowe mieszkanie
• Zabezpiecz gniazdka elektryczne w pokoju Nadii

Przerwa na reklamę ;)

Pilność i ważność odkryte na nowo

Niby to oczywiste, że te drugie zadania są większe i racjonalnie o tym wiem. Ale wiesz co? Dopóki tego nie zobaczysz, to tego nie widzisz. Popatrz na zdjęcie poniżej. Te grube zadania umieściliśmy na fioletowych karteczkach i zaznaczyłem je czerwonym okręgiem.

Przez kilka miesięcy pracowałem z tablicą, ale dopiero gdy zobaczyłem ją jako całość, gdy zobaczyłem mapę swojej pracy, to zauważyłem różnicę między tymi rodzajami zadań. Zauważyłem ją nie tak, jak zauważałem do tej pory, lecz poczułem ją aż do szpiku kości. Zwróć uwagę jak niewiele jest fioletowych zadań pośród innych. Jak wiele rzeczy dopomina się o Twoją uwagę i jak trudno zauważyć te, które liczą się najbardziej. Te najważniejsze tworzą właśnie value stream. Dla niektórych z nich warto uruchomić oddzielny swimline albo nawet tablicę.

Trik polega na tym, że gdy wykonujesz zadania dzień po dniu, to w danym momencie, tu i teraz, każde zdanie wydaje się ważne, każde musisz wykonać.
Bo jak tu nie kupić biletów do szwagra? Dopiero, gdy zobaczysz wszystko, co robisz z perspektywy tablicy, gdy zobaczysz cały proces swojej pracy, to zaczynasz widzieć schematy, wzorce. W swoim własnym życiu zaczynasz czuć rzeczy, o których do tej pory tylko wiedziałeś. To bardzo wiele zmienia na poziomie Twojej motywacji, organizacji czasu, świadomości tego, co jest ważne, a co nie oraz bardzo szybko uczy Cię ważnej umiejętności - rezygnowania.

Dodatkowo na tablicy pojawiła się nowa eksperymentalna wizualizacja wydatkowania pieniędzy.

http://kontomierz.pl, o którym wspominałem jest
bardzo dobrym narzędziem do retrospektywnego kontrolowania wydatków, natomiast ja jestem w trakcie poszukiwania metod na robienie tego w sposób prospektywny. Lecz to już jest zupełnie inna historia:)

Czego się nauczyłem?

Po pierwsze: nie sil się na super rozwiązanie up front. Potrzeba, czasu abyś mógł zacząć zauważać, czym właściwie się zajmujesz. Lecz warto pamiętać, że aby zauważać, trzeba patrzeć, przyglądać się i wizualizować swoją pracę.

Po drugie: nawet w zgranym zespole zmiana następuje stopniowo. Fajnie, że masz wizję, lecz inni mogą nie widzieć w niej sensu. Zacznij od małych rzeczy, pokaż że działa i dokładaj nowe praktyki. Zacznij od lodówki, a na ścianę przyjdzie czas:)

Jeszcze o pilności i ważności

Wydaje mi się, że nie chodzi o to, aby unikać zadań pilnych i nieważnych albo je delegować (no bo komu delegować jak nie mam podwładnych?). Dość często te zadania i tak trzeba wykonać (kto nie sprząta ręka w górę?:)). A ponieważ tych zadań jest zazwyczaj od groma, to na te "duże" nie wystarcza czasu. Chodzi raczej o ciągłe znajdywanie czasu na nieliczne ważne zadania. Chodzi o wykonywanie pilnych bez zaniedbywania ważnych.

Kanban a GTD

Przez wiele lat moim głównym frameworkiem pracy było Getting Things Done. GTD koncentruje się właśnie na "doprowadzaniu spraw do końca". Używając GTD robisz robisz "wszystko", co tylko sądzisz, że powinno zostać zrobione. GTD nie używa priorytetyzowania w potocznym rozumieniu tego terminu. Skupia się za to na optymalizowaniu Twojego działania poprzez nacisk na klarowne definiowanie akcji, które masz wykonać,kontekstów, w których te akcje masz wykonać oraz określenie optymalnej procedury wg której masz pracować.

Kanban natomiast daje Ci perspektywę i jak to ładnie pisze autor książki Personal Kanban natychmiastowy kinestetyczny feedback. Widzisz swój własny proces biznesowy, co daje Ci możliwość jego analizowania i poprawiania. No i satysfakcję z przepinania karteczek:)

Wciąż widzę ogromną wartość w GTD. Definiuje ono szereg szczegółowych technik, których brakuje mi w Kanbanie. Dobre porównanie znajdziesz tutaj. Żeby więc się nie powtarzać wymieniam to, co ja osobiście chciałbym włączyć do mojego Kanbana.

• Definiowanie akcji do wykonania; zadanie ma być actionable ponieważ takie łatwiej się wykonuje
• Dekomponowanie zadań i określanie ich jednoznaczności (uszczegółowienie tej techniki znajdziesz w książce rozdziale nt. konkretyzowania
• Bardzo "gęste" drobienie akcji, co zwiększa ich actionable
• Praca wg FIFO
• Brainstorming
• Konteksty pracy
• Pusta głowa :)

Te przede wszystkim. Zachęcam Cię do zapoznania się zarówno z książką Davida Allena jak i Jima Bensona. Pamiętaj tylko, że wiedzieć to jedno, a umieć to, zupełnie co innego:)