Gdzie szukać kluczowych interesariuszy u klienta?

Pierwszy krok u nowego klienta to namierzenie ludzi, z którymi będziesz pracować. Choć lepiej ująć to szerzej - chodzi o namierzenie ludzi, od których zależy Twój sukces. Z niektórymi z nich będziesz współpracować na codzień. Niektórych będziesz widywać rzadko lub nigdy. Tych ludzi nazywa się zbiorczo interesariuszami, stakeholders, czyli osobami, które mają mają interes w powstaniu tego softu albo we wdrożeniu narzędzia, albo w doprowadzeniu inicjatywy do końca. Słowem chodzi o te osoby, których w jakiś sposób dotyczy Twoja praca.

Źródła informacji o interesariuszach

Poniżej wymieniam kilka tropów, gdzie możesz poszukiwać kandydatów na interesariuszy:

• w umowie - tej, która jest między Twoją firmą a klientem; nawet jeśli nie masz dostępu do treści umowy, wiedz, że jest w niej zapis stwierdzający, kto jest osobą kontaktową ze strony klienta; do tej osoby odezwij się w pierwszej kolejności, a potem do osób przez nią wskazanych.
• w zaproszeniach na spotkania i w mailach - wszyscy adresaci oraz ci umieszczeni w jako opcjonalni oraz "Do wiadomości", to potencjalni interesariusze.
• ci, których nie ma - na spotkaniach zdarza się, że pada pytanie, na które nie ma odpowiedzi albo ktoś mówi, że trzeba o to zapytać jakąś inną osobę, albo na początku spotkania ktoś mówi, że jakaś osoba tu powinna być, ale jest na urlopie, L4, bądź na innym ważnym spotkaniu; ci wymienieni nieobecni to potencjalni interesariusze.
• z dokumentów - dostaniesz różniaste dokumenty, aby "zapoznać się" z nimi; autorzy tych dokumentów to potencjalni interesariusze.
• z wsadu od klienta - przeważnie klient przysyła jakąś formę swoich oczekiwań, na którą potocznie mówimy "wsad od klienta"; to przeważnie nieformalny dokument, lista punktów z ważnymi sprawami; autor tego wsadu to istotny interesariusz, dlatego traktuję go osobno.
• ci, którym zadają pytania - w trakcie spotkań posłuchaj do kogo kierowanych jest najwięcej pytań albo kto podejmuje ostateczną decyzję; to również potencjalni interesariusze.

Wizualizowanie struktury organizacyjnej

Wiem, że pierwszy raz wchodzisz do firmy klienta i oni też to wiedzą. Mimo wszystko liczą, że szybko ogarniesz kto jest kim, jaką mają gwarę branżową i nie będziesz mylić imion. Tak jest i już. Z tego względu im szybciej nauczysz się organizacji klienta oraz układów w niej panujących, tym lepiej na Waszej wzajemnej relacji i tym lepiej dla Waszej współpracy.

Przygotuj sobie jakąś wizualizację obszaru w firmie klienta, z którym współpracujesz. Poniżej zamieszczam jedną z moich wizualizacji:

Dla każdej ze zidentyfikowanych interesariuszy spisuj pytania, z którymi możesz się do nich zgłaszać. Na przykład:

Radek

• Jakiego API wymaga apka mobilna, aby się z nią zintegrować?
• Gdzie jest dashboard z wynikami testów kontraktowych?

Anka

• Jak wygląda specyfikacja wdrożeń?
• Ile mamy wolnych etatów na ten rok?

Miej pod ręką listę pytań do tych interesariuszy, czasem zdarzają się niespodziewane okazje, aby je zdać. Listę pytań ogólnego przeznaczenia możesz znaleźć w mailu pt. Pytania, które zadaję klientom na wstępie.

Analiza interesariuszy to część Twojej pracy

Bardzo nie lubię pewnego sposobu myślenia o pracy. Takiego, że robota analityka to produkowanie dokumentacji, a robota programisty to klepanie kodu. To bzdura. Jeśli już chcesz się zobowiązać do czegoś konkretnego to niech to będzie działający soft albo sprawny proces albo rozwiązane problemy klienta.

Analiza interesariuszy, którą opisuję jest również częścią Twojej pracy. Jest to wartościowa część, ponieważ dzięki niej, możesz sprawniej poruszać się po organizacji klienta, a więc sprawniej pracować.

Ile czasu potrzebuję na znalezienie kluczowych interesariuszy?

To nie jest jednorazowa akcja. Rozkmina taka, jak przedstawiona powyżej to stała część Twojej pracy. Oczywiście na początku przygotowanie wizualizacji struktury organizacyjnej, spisanie interesariuszy oraz możliwych pytań do nich zajmie Ci godzinę albo dwie. Później w miarę nabywania nowych informacji i wiedzy aktualizuj te zapiski - to jest narzędzie, które ma ułatwić Ci zasadniczą część Twojej pracy, czyli taką, którą klient zamówił i za którą chce zapłacić.